70％视频会议将在小型会议室进行，你的会议室需要改造了

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70％视频会议将在小型会议室进行，你的会议室需要改造了！


在企业数字化转型越来越深入的今天，企业通信与协作正在从辅助办公升级为企业的核心生产工具，这一变化也给视频会议市场带来了前所未有的发展机遇。来自分析机构Frost&Sullivan的报告显示，从2012年至2016年，全球视频会议市场的市场规模以每年7.5%的复合年增长率从319亿美元增长至426亿美元，从2017年到2021年，全球视频会议的市场预计复合年增长率达到8.3%，2019年市场规模超过550亿美元。

　　

Frost＆Sullivan在调查分析中还表示，全球有超过3200万个会议室。到2022年，该公司预计70％的视频会议将在小型会议室进行。随着业务专业人员采用非例行会议的概念，技术经理必须继续探索如何推出和更新这些设施，以获得最佳的采用和投资回报。




实现会议房间管理



实现这一目标的最佳方法之一是深入了解空间的使用时间和方式，以及由谁使用，既是增加房间的分析功能或预订功能。房间分析和预定功能不仅可以帮助用户找到可用的会议空间，还可以为技术经理提供有价值的信息，从而影响未来的购买决定。用户可以通过在房间外面安装某种预定面板来随时了解这些房间的信息，在面板上他们可以找到可用的房间，查看多长时间才能使用，然后在现场直接预定。此功能让技术经理知道房间预订的频率，以及在特定区域预订了哪些房间。预定功能也可以扩展到共用办公桌：可以帮助大家走进一个共享的办公室环境时，迅速找到并预订一张空的办公桌。


一些组织已经开始在为他们的会议空间配备先进的协作系统。这不仅仅是房间内的简单显示，而是实际的协作平台，可以同时与房间内和房间外的人进行互动，也为需要的专业人员提供更复杂的协作功能。当然并不是所有的小型会议室中都必须配备，而是在部分特定的空间上使用。大型会议室将不再取代这些较小的会议室，因此技术开始渗透到它们中。



使用高质量的音频设备　

　

房间分析可以深入了解空间的使用时间和方式，这是了解未来如何更新空间的重要信息。但是除了上面这些协作系统，在为这些空间装配设备时，技术经理也必须优先考虑到远程会议参与者会使用到的音频系统。一场会议成功与否的首要因素往往是音频，我们可以拥有精心设计的会议和协作工具，但如果音频不佳，远端的人会听不清楚。重要的是在会议室安装一个永久的、更高质量的音频设备，无论是USB扩音器还是其它产品，这在会议室非常有效，提供增强的音频功能。视频可以让会议很棒，但没有良好的音频，团队成员很难相互分享想法。




制定一个标准化的协作系统



鉴于许多组织部署了数百甚至数千台这些设施，标准化也应成为首要任务。虽然某些小型会议空间可能稍微复杂一些，例如那些协作系统示例的空间，但它们越是保持合理的一致性，就越容易使用和管理。有一个需要进行培训的定制会议室是一码事，但如果你要尝试在整个组织中进行部署，那么重复操作就很重要。否则，公司会面临采用率很低的风险。



更新这些空间的挑战之一是处理已经存在的固定元素。我们很难知道某些组件是否适合建筑环境，因为变量太多了。显示器的类型，它与辅助设备、家具、电源插座、数据丢失的兼容性，每个都对可以安装的新技术产生影响。当你开始一个小型会议空间的焕新项目时，首要考虑的是：我如何创建一个不需要大量房间修复或家具更改的解决方案？因为如果地板中的导管已经装满了数据线，那么这些导线就不能用作平面屏幕和办公桌之间的电缆路径。设备件只是一部分;它实际上关于如何在现有设施中实施该设备，这一点使这些升级和焕新项目具有挑战性。


随着组织需求的变化，对这些空间构成的进行改变也是一个问题：当公司想要将几乎没有什么功能的“静态”空间转换为更加动态的会议空间时会发生什么？或者，如果希望将一个旧会议室改造成更正式的会议室？一家大的企业公司会有很多空间，其中有数百个用途不确定的房间，在项目开始时以某种方式定义其用途，但是到后期一个小型会议室可能变为办公室，甚至在几年后还可能变为会议室。用传统的AV技术很难适应这种情况。除非每次发生这种情况，你基本上是在做一个建筑项目或者是一个完整的安装重新设计项目。但是不得不考虑到的是，房间的灵活性增加了公司房产的价值。



虽然许多大型企业都遵循更新周期，但技术经理也可能希望尽可能地让他们的会议室提供不过时。这并非不可行，通过一个可靠的协作平台，你的空间升级可能变得有些没有实际意义。大多数组织已经就他们想要投资的协作平台做出了战略决策，然后他们在会议室中所做的一切都集中在与该标准的整合上，重要的是选择适合自身平台的支持技术。制造商可以使其技术能够支持多种平台并且做得很好。但也有一些例外，大多数情况下，AV制造商试图亮出一个与平台无关的立场。


标准化、用户友好的小型会议空间是推动采用的关键。视音频系统集成商提供培训服务，帮助用户了解在这些空间中部署的技术，以及他们如何将其融入工作流程。