会场布局包括总体设计、会场面积、会场装修等：



1）会场的总体设计要能逼真地反映现场人物和景物，使与会者有临场感，以达到视觉与语言信息交流的良好效果，会议室中传送的图像包括人物、景象、图表、文字等，应当清晰可辨；



2）会场的面积建议按平均每人2.2平方米计算；



3）为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，故背景墙应具有均匀的浅颜色，通常多采用米色或灰色，以使摄像机镜头光圈设置合适，而房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均忌用黑或鲜艳色彩的饱和色，通常采用浅蓝色、浅灰色等，每面墙都不适宜用复杂的图案或挂复杂的画幅，以免摄像机移动或变焦时图像产生模糊现象，并增加编码开销；



4）会议桌布置采用排式。为减少面部阴影，要求采用浅色桌面或桌布，在麦克风和桌面之间最好加一层软性材料，以免造成敲击桌面时造成太大的响动；



5）尽量采用舒适的椅子，同时椅子不要装小脚轮，限制移动，以防止离开镜头；



6）为了保证声绝缘，地上应铺上地毯，天花板应装消音板，四周墙壁应装隔音毯，窗子应安装双层玻璃，桌子铺上桌布；



7）灯光照度是视频会议会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，故室内应用人工冷光源避免自然光。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡。光源对人眼视觉无不良影响。选择三基色灯(色温3500K)较为适宜。



会场环境包括室内环境和周围环境：



1）会议室内应安装空调，以创造稳定的温度、湿度环境，空调的噪声应该比较低，如室内空调噪声过大，就会大大影响该会场的音频效果。会议室内空气应流通；



2）会议室应设置在远离外界嘈杂、喧哗的位置。会议室的设置应符合防止泄密，便于使用和尽量减少外来噪声干扰的要求。